Leitfaden zur Vollmachtsdatenbank

Hinweis: Sollten Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation die Vollmachtsdatenbank bereits nutzen, überlegen Sie bitte, ob Sie darüber hinaus einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern benötigen. Dieses wird nur in Einzelfällen mit einem Zusatznutzen verbunden sein.

Zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern gehen Sie bitte wie folgt vor: 

1. Mandantenvollmachten einholen

Holen Sie von Ihrem Mandanten eine Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen (Mandantenvollmacht) ein. Verwenden Sie dafür bitte ausschließlich das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums. Beachten Sie dazu auch die Hinweise für den Vollmachtgeber. Die Verwendung dieses amtlichen Vollmachtsformulars ist unabdingbare Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten mittels Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung. Darüber hinaus benötigen Sie von Ihrem Mandanten noch die Angabe von Finanzamt, Bundesland und Steuernummer. Alternativ zu letzterem die Nummer des zuständigen Finanzamts.

Bitte bewahren Sie das unterzeichnete Vollmachtsformular in Papierform in Ihrer Anwaltskanzlei auf. Die Finanzverwaltung kann stichprobenartig das Vorhandensein der unterschriebenen Mandantenvollmachten prüfen. Eine Übersendung des unterzeichneten Mandantenvollmachtformulars an die Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern ist keinesfalls erforderlich. Eine Bekanntgabevollmacht kann über das Vollmachtsformular bislang noch nicht elektronisch erfasst werden und muss daher derzeit noch in Papierform an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Hinweis: Zur effizienten Nutzung der Vollmachtsdatenbank sollte Ihr Mandant der Erteilung von Untervollmachten für Mitarbeiter Ihrer Kanzlei zustimmen. Stellen Sie sicher, dass das Kästchen „Untervollmachten“ auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen. 

2. Zugangsmedium beantragen und identifizieren

Bei jedem Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern  müssen Sie sich über ein Zugangsmedium autorisieren. Dieses kann entweder eine VDB-Zugangskarte oder, sofern Sie DATEV-Mitglied sind, Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) sein.

Zur Beantragung einer VDB-Zugangskarte füllen Sie bitte dieses Antragsformular aus und schicken Sie es an die auf dem Formular angegebene Adresse der Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern. In diesem Zusammenhang stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Mitgliedsdaten für die Vollmachtsdatenbank zu.

Die VDB-Zugangskarte geht Ihnen per Post zu. Da die Finanzverwaltung aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten Zugangskarte abfragt, ist eine Identifizierung als rechtmäßiger Karteninhaber bei der DATEV erforderlich. Sie erhalten das entsprechende Identifizierungsformular zusammen mit Ihrer VDB -Zugangskarte. Bitte senden Sie das Identifizierungsformular unterschrieben an die DATEV zurück. Mit separater Post erhalten Sie zudem eine Transport-PIN, welche Sie nach einmaligem Ändern, bei jeder Anmeldung zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern eingeben müssen.

Sollten Sie bereits über eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) verfügen, können Sie diese alternativ als Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank bei der Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern registrieren lassen („freischalten“). Das entsprechende Registrierungsformular finden Sie hier. Stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Mitgliedsdaten für Zwecke der Vollmachtsdatenbank zu und schicken Sie bitte das ausgefüllte Registrierungsformular an die auf dem Formular angegebene Adresse der Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern. Aus Sicherheitsgründen überprüft die Finanzverwaltung auch hier die Identität der verwendeten Karte. In der Regel werden Sie Ihre DATEV SmartCard bereits identifiziert haben. Sind Sie sich nicht mehr sicher oder ist eine Identifizierung noch nicht erfolgt, schauen Sie bitte hier.

Die Verwendung Ihrer Mitgliedsdaten ist erforderlich, um gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen, dass Sie tatsächlich als Wirtschaftsprüfer bzw. vereidigter Buchprüfer bestellt sind. Änderungen Ihrer Daten sollten Sie aus diesem Grund zeitnah der Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern mitteilen, damit diese in der Mitgliederverwaltung eingetragen und in die Vollmachtsdatenbank übernommen werden können.

Die Rechtsanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums einmalig folgende Gebühren:

• Beantragung einer VDB-Zugangskarte: 50,00 €
• Registrierung DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger): 35,00 €.

Der Kreis der Personen, die eine VDB-Zugangskarte beantragen bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger)  registrieren können, ist aus rechtlichen und organisatorischen Gründen auf folgende natürliche Personen beschränkt:

• RA/StB/WP/vBP in Einzelpraxis mit Sitz in Deutschland
• Sozien (RA/StB/WP/vBP) einer Sozietät
• Partner (RA/StB/WP/vBP) einer Partnerschaftsgesellschaft
• Niederlassungsleiter (RA/StB/WP/vBP) von Berufsgesellschaften (für ihre Niederlassung)
• Gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften (auch Nichtberufsträger)

Angestellte RA/StB/WP/vBP können weder eigene VDB-Zugangskarte erhalten noch eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger)  „freischalten“ lassen. Diesen Personen kann allerdings in der Vollmachtsdatenbank-Anwendung eine Untervollmacht zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank erteilt werden, sofern der Mandant der Erteilung von Untervollmachten auf der Mandantenvollmacht zugestimmt hat (siehe Hinweis unter Schritt 1).

Hinweis für Berufsträger mit Mehrfachqualifikation

Berufsträger mit Mehrfachqualifikation werden in unterschiedlichen Datenbanken gepflegt, sofern Sie einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer sowie der Steuerberaterkammern beantragt haben. Organisatorisch handelt es sich um getrennte Vollmachtsdatenbanken, in denen die jeweils relevanten Mitgliedsdaten hinterlegt werden. Haben Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation Zugang zu mehreren Vollmachtsdatenbanken beantragt, vergewissern Sie sich bitte, in welcher Vollmachtsdatenbank Sie gerade arbeiten und welcher Datenbank Sie Ihre Mandantenvollmachten zugeordnet haben. Eine systemseitige Verknüpfung der Vollmachtsdatenbanken erfolgt nicht.

Bitte beachten Sie: Die Finanzverwaltung kann die Vollmacht eines Mandanten insgesamt nur einmal erfassen. Sollte eine Mandantenvollmacht mehrfach hinterlegt sein, ersetzt die Vollmacht jüngeren Übermittlungsdatums eine ältere Mandantenvollmacht. Bitte stellen Sie sicher, dass es zu keinen Datenverlusten im Rahmen der Erfassung und Verwaltung der Vollmachten kommt.

3. Technische Anforderungen sicherstellen

Folgende technischen Voraussetzungen sind für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank der Rechtanwaltskammer Mecklenburg-Vorpommern sicherzustellen:

• internetfähiger PC mit Internet Explorer als Browser (nähere Informationen finden Sie unter Häufige Fragen > Frage 17)
• handelsübliches Smartcard Lesegerät
• Ausführliche Informationen zu verwendbaren Smartcard Lesegeräten finden Sie hier.
• DATEV Sicherheitspaket pro (bei DATEV Kunden mit lokalen Installationen bereits installiert) oder DATEV Sicherheitspaket compact (Nicht-DATEV Kunden)

Letzteres können Sie hier  kostenlos herunterladen. Sehen Sie hierzu auch das Video.

Stellen Sie bei jedem Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank bitte sicher, dass Ihre VDB-Zugangskarte bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger in Ihrem angeschlossenen Smartcard Lesegerät eingesteckt ist und Sie Ihre PIN griffbereit haben.